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Durante los últimos meses se ha hablado mucho de VERI*FACTU, pero todavía existe bastante confusión sobre qué cambia realmente, quién estará obligado y cuándo deberán estar preparados los programas de facturación.
La cuestión ya no debería verse como algo lejano. Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, mientras que, para el resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación, la fecha será el 1 de julio de 2027. Así lo confirma actualmente la Agencia Tributaria.
Por tanto, durante los próximos meses las empresas deberían comprobar no solo qué programa utilizan para emitir sus facturas, sino también si dicho programa estará preparado para cumplir con los nuevos requisitos.
VERI*FACTU no es simplemente “mandar las facturas a Hacienda”
Esta es probablemente una de las confusiones más frecuentes.
El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deberán cumplir determinados sistemas informáticos de facturación.
Estos programas deberán garantizar, entre otras cuestiones, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad de los registros de facturación.
Cada factura emitida mediante uno de estos sistemas generará su correspondiente registro de facturación y los registros deberán quedar correctamente encadenados, evitando alteraciones que permitan modificar o eliminar operaciones sin dejar rastro.
Sin embargo, existen dos formas principales de cumplir con el sistema.
Modalidad VERI*FACTU
En esta modalidad, los registros de facturación se remiten electrónicamente a la Agencia Tributaria.
La empresa utiliza un programa adaptado y la información correspondiente a sus facturas se envía a la AEAT siguiendo las especificaciones previstas.
Modalidad no VERI*FACTU
También pueden existir sistemas que cumplan los requisitos del reglamento sin realizar el envío continuado de los registros.
En este caso, las exigencias de conservación, seguridad y control interno son mayores. Por ejemplo, los sistemas no verificables deben disponer de determinados mecanismos adicionales, como el registro de eventos.
Por tanto, técnicamente, VERI*FACTU es una modalidad de cumplimiento, no el nombre exacto de toda la obligación.
¿Quién debe prestar especial atención?
Con carácter general, la normativa afecta a empresarios y profesionales establecidos en España que utilicen un sistema informático para expedir facturas y que se encuentren dentro del ámbito del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Pero existen excepciones importantes.
Por ejemplo, los empresarios que estén acogidos, obligatoria o voluntariamente, al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) quedan fuera del ámbito del Reglamento respecto de su propia facturación.
La Agencia Tributaria ha aclarado expresamente que SII y RRSIF son sistemas excluyentes a estos efectos.
Esto tiene especial importancia para las empresas que pasan a ser grandes empresas y comienzan a presentar sus Libros Registro de IVA mediante SII.
También quedan fuera determinados supuestos en los que la facturación se realiza exclusivamente de forma manual, sin utilizar un sistema informático de facturación, así como otros casos específicamente excluidos por la normativa.
Por eso no conviene aplicar una respuesta general a todas las empresas.
La primera pregunta debe ser siempre:
¿Está mi empresa realmente incluida en el ámbito de aplicación?
¿Qué cambiará en las facturas?
Uno de los cambios más visibles será el código QR.
Las facturas completas y simplificadas generadas mediante sistemas informáticos afectados por la normativa deberán incorporar la representación gráfica prevista.
En el caso de utilizar la modalidad VERI*FACTU, podrán aparecer además las menciones correspondientes que identifican que se trata de una factura verificable en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, el cambio realmente importante no es el QR.
Lo relevante se encuentra detrás: cada factura estará relacionada con un registro informático generado siguiendo unas reglas técnicas determinadas y con mecanismos destinados a garantizar que la información no pueda alterarse de forma indebida.
El error sería esperar a diciembre de 2026
Para las sociedades, el calendario es claro: sus sistemas deberán estar adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para los restantes obligados incluidos en el Reglamento, la fecha es el 1 de julio de 2027.
Pero eso no significa que una empresa deba esperar al último mes.
La adaptación afecta a procesos que muchas compañías llevan años realizando de la misma forma.
Por ejemplo:
cómo se generan las facturas;
cómo se rectifica una factura equivocada;
cómo se gestionan las series;
cómo se conectan ventas y contabilidad;
qué programa utiliza cada establecimiento;
cómo factura un empleado desde fuera de la oficina;
o cómo se integran las tiendas online con el ERP.
Cambiar el programa de facturación el 30 de diciembre no parece la mejor forma de afrontar el proceso.
¿Qué debes hacer ahora?
Nuestra recomendación para los próximos meses es realizar una revisión sencilla.
No solo qué programa utilizas, sino todos los sistemas desde los que se generan facturas: ERP, programa de gestión, TPV, tienda online, aplicaciones específicas, etc.
No es suficiente con saber que el programa “permite hacer facturas”.
Debe cumplir los requisitos del Reglamento.
Conviene conocer si el programa funcionará en modalidad VERIFACTU, no VERIFACTU o permite trabajar con ambas alternativas.
Una empresa acogida al SII se encuentra en una situación diferente y no debería implantar procesos innecesarios por confundir ambas obligaciones.
La propia AEAT considera el periodo previo a las fechas de entrada obligatoria como periodo de pruebas.
En resumen
VERI*FACTU supone un cambio importante en la forma en que los programas generan y conservan la información de facturación.
Las principales fechas que deben recordarse son:
1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027: resto de obligados incluidos en el Reglamento.
Los sujetos acogidos al SII quedan fuera del RRSIF respecto de su facturación propia.
Todavía existe margen, pero 2026 debería utilizarse para revisar procesos, hablar con los proveedores de software y evitar que la adaptación se convierta en una urgencia de última hora.